Task management vs. projektledning: Vilket är bäst för ditt team?

Om dina team kämpar för att hålla deadlines kan du behöva överväga antingen en projektlednings- eller uppgiftshanteringsplattform för att hålla dem på rätt spår. Jack Wallen förklarar var och en och hjälper dig att förstå vilket verktyg som passar bäst.

Bild: UberImages, Getty Images/iStockphoto

Dina team är upptagna och för varje dag som går växer deras att-göra-lista större och större. Det spelar ingen roll om dessa team är utvecklare, administratörer, drifter eller någon annan medlem av IT-landskapet, dessa uppgifter kan bli överväldigande.

Måste läsa utvecklare täckning

Det är därför det är viktigt att använda rätt verktyg för att hjälpa dessa team att hålla koll på sina dagliga jobb. Med ett hanteringsverktyg tillgängligt för att hjälpa dem att hantera sina projekt och uppgifter, kommer dessa team att köra med en hög nivå av effektivitet och tillförlitlighet.

SE: De bästa tangentbordsgenvägarna du behöver veta (gratis PDF) (TechRepublic)

Men vilken typ av verktyg behöver dina team? På den här fronten finns det två typer av hanteringsverktyg du bör överväga:

• projektledning
• uppgiftshantering

Du kanske blir förvånad över att veta att även om dessa två typer av verktyg har samma mål, är de faktiskt ganska olika, och att välja rätt typ för att möta dina teams behov kan göra stor skillnad i hur bra de presterar.

Så låt oss undersöka båda dessa verktyg för att se vilket som kan vara bäst lämpat för dina team.

Vad är projektledning?

Enkelt uttryckt är ett projektledningsverktyg där för att hjälpa dina team att hantera projekt. Dessa typer av programvara kan bära dina team genom varje steg i ett projekt, från de inledande planeringsskedena hela vägen till avslutandet av ett projekt.

Projektledningsprogramvara hjälper dig att planera, organisera och hantera alla resurser som är kopplade till ett projekt. De bättre projektledningsplattformarna inkluderar funktioner för:

• Projekt planering
• Uppgiftshantering
• Dokumentdelning
• Samarbete
• Kalendrar och kontakter
• Bugghantering
• Tidsuppföljning

Många projektledningsprogram använder välbekanta gränssnitt som kanban eller Gantt-diagram för att hålla reda på projektet när det fortskrider från början till slut.

Vad är uppgiftshantering?

Du har säkert märkt att projektledningsverktyg ofta inkluderar uppgiftshantering, vilket borde vara en bra (initial) indikator på vilket verktyg du kan behöva. Men innan du kommer till beslutet, vad innebär uppgiftshantering egentligen?

Som du kanske har gissat, begränsar uppgiftshantering fokus till att inkludera varje aspekt av en enskild uppgift. Så, idén bakom uppgiftshantering handlar inte om den stora bilden som finns i projektledning, utan lite mer detaljerad. Med uppgiftshantering är dina team inte så oroliga för helhetens beroenden, utan vad som krävs för att slutföra en enskild uppgift.

Det betyder inte att uppgiftshantering inte är något annat än en att göra-lista på steroider eftersom dessa verktyg gör det möjligt att:

• Prioritera uppgifter
• Tilldela uppgifter
• Sätt deadlines för uppgifter
• Spåra framsteg och förseningar

Vad är ett beroende?

En av de största skillnaderna mellan de två är att projektledning måste ta hänsyn till beroenden. Det bästa sättet att förklara detta koncept är att dela upp det i fyra olika typer av beroenden, som är:

• Slutför till start—Uppgift B kan bara starta när uppgift A är klar.
• Börja till Start – Uppgift B kan bara starta när uppgift A har startat.
• Finish to Finish—Uppgift B kan bara slutföras när uppgift A har slutförts.
• Börja till slut—uppgift B kan bara slutföras när uppgift A har börjat.

Projektledning prioriterar beroenden, medan uppgiftshantering inte gör det. Inom uppgiftshanteringsområdet finns varje uppgift inom sin egen silo, så den kan startas och slutföras när som helst.

Vilket verktyg är bäst för dina behov?

Svaret på denna fråga är faktiskt lite enklare än du kanske tror. Den bästa användningen av uppgiftshantering är för repetitiva och oberoende uppgifter, medan projektledningsverktyg är bäst lämpade för hela livscykler för komplexa projekt.

Exempel på varje

Här är en kortlista över projektledningsplattformar:

Exempel på plattformar för uppgiftshantering inkluderar:

Det bör också noteras att vissa projektledareverktyg, som Trello och Asana, kan fungera som både projekt- och uppgiftshanterare, men uppgiftshanterarverktyg kan inte tjäna projektledningsbehoven.

I slutändan, om du har ett komplicerat projekt att hantera, vill du ha en projektledningsplattform; medan för enklare uppgifter, använd ett uppgiftshanteringsverktyg.

Prenumerera på TechRepublic’s Hur man får tekniken att fungera på YouTube för alla de senaste tekniska råden för affärsproffs från Jack Wallen.