Med vissa människor som återgår till jobbet på kontoret och andra fortsätter att logga in hemifrån, kommer chefer att behöva skapa en hybrid arbetsplats som framgångsrikt blandar personligt samarbete och distansarbete för att hålla alla nöjda och produktiva.
Tre chefer vid DTX Tech Predictions Mini Summit nyligen förklarade hur deras företag använder en rad verktyg och tekniker för att bygga framtidens arbetsplats.
1. Se till att alla får säga sitt
Tom Kegode, strategiledare för framtidens arbetsstrategi för Work:Reimagined-initiativet på Lloyds Bank, säger att 78 % av företagets arbetsstyrka – eller cirka 65 000 anställda – är hybridarbetare som delar upp sin arbetstid mellan hem och kontor. Prioriteringen är nu att fundera över vad hybridarbete innebär för anställda på längre sikt.
“Det är viktigt att det är en iterativ process eftersom vi kommer att ta reda på saker som vi inte nödvändigtvis förväntade oss i våra antaganden om hur de arbetsstilar som vi kommer att utföra kan mycket väl förändras när vi börjar nå en balans, ” han säger.
Lloyds undersöker arbetet som sker på kontor, filialer och hem, och funderar på hur banken ska koppla samman människor över dessa utrymmen på vad Kegode refererar till som “ett medvetet sätt”. Att utveckla den förståelsen innebär ständiga samtal och en analys av korsningen mellan affärskrav, individuella behov och teamkrav.
“Det handlar alltid om att titta på hur vi kan använda teknik som en möjliggörare för att göra oss mer mänskliga”, säger han. “Hur kan vi använda teknik för att förbättra våra mänskliga egenskaper och de saker som gör oss unika som maskiner inte kan göra?”
Lloyds började introducera Microsoft Teams strax före pandemin, vilket tjänade banken väl när nedstängningen började. Även om teknik för videokonferenser har hållit arbetarna produktiva under de senaste två åren, kommer framtiden för arbetsplatsen att kräva noggranna samtal om hur verktyg antas och anpassas.
Alla nya verktyg ska inte bara användas för att replikera äldre verktyg, säger Kegode. Istället för att bara använda Microsoft Teams som ett alternativ till telefonen måste företag och deras anställda utforska hur dessa plattformar kan göra det möjligt för människor att interagera och samarbeta på ett rikare sätt över hybridplatser.
Lloyds har kört “test och lär” på ett par sajter för att undersöka hur modern videokonferensprogramvara kan användas för att stödja uppkoppling mellan filialer, kontor och människor i hemmet. Dessa tester kommer att informera debatter om hur teknik kan användas för att definiera framtidens löst sammankopplade kontor.
Faktum är att tekniken som kan forma dessa nya arbetsplatsgemenskaper redan används för att hålla debatter om framtidens arbete. Kegode säger att Lloyds använder Yammer som ett verktyg för gemenskapsbyggande, där människor engagerar sig och diskuterar nya idéer.
“Vi uppmuntrar människor att vara en del av detta pågående samtal om nästa fas av framtidens arbete, eftersom alla har en synvinkel de vill dela, eller hur? Och jag tror att det handlar om hur vi skapar utrymme för att äga rum.”
2. Bygg kontakter mellan olika team och platser
Mary O’Callaghan, chef för teknikengagemang vid British Heart Foundation (BHF), är en annan expert som säger att skapandet av en produktiv hybridarbetsmiljö fortfarande är ett pågående arbete – men framgång kommer sannolikt att handla mer om människor än teknik .
“Vi har lagt ner mycket tid på att ta fram riktlinjer så att människor i hybridmöten är anslutna, och vi ser till att alla har sin kamera på, så att vi alla kan ha möjlighet att se allas ansikten i på samma sätt, säger hon.
Dessa ansträngningar var framgångsrika för BHF och dess anställda under lockdown. Men även om organisationen har gjort solida framsteg när det gäller människors sida av hybridarbete, säger O’Callaghan att det fortfarande finns mycket mer att göra – även efter den framgångsrika utbyggnaden av distansarbete under de senaste två åren.
“Vad vi har förlorat är det där samarbetet mellan teamen, den där känslan av spontanitet och möjligheter att gå. “Åh, gör du det? Det är briljant. Jag skulle gärna göra det också.” Och så det är vår nästa stora utmaning: hur får vi den där kopplingen mellan lag?”
SER: Projektledning: Fem sätt att se till att ditt team känner sig engagerat
O’Callaghan hoppas att några av svaren kommer att bli tydliga när människor återvänder till kontoret, under åtminstone en del av sin arbetsvecka, och börjar utforska hur teknik kan användas för att få kontakt med kollegor över olika team och platser.
Som så många andra människor har O’Callaghan tillbringat stora delar av de senaste två åren i rygg mot rygg möten. Hon säger att en av de viktigaste utmaningarna kommer att vara hur människor planerar sina arbetsdagar när hybridarbete blir det nya normala.
Chefer och anställda måste vara noga med att inte skapa nya geografiska utanförskap, där människor på vissa platser är mer anslutna än andra på grund av förankrade förväntningar kring hur anställda arbetade under lockdown.
“En av de intressanta utmaningarna är hur vi hanterar timing och hur vi ändrar våra perspektiv”, säger hon. “Jag har funnits länge, men till och med jag tänker: “Om jag inte är på rygg mot rygg möten, jobbar jag verkligen? Och det är inte en särskilt hälsosam plats att vara på. Att återgå till några goda metoder från det förflutna kommer att bli ganska viktigt.”
3. Ta kalkylerade risker på nya arbetssätt
Philip Simpson, chef för applikationsstöd och utveckling på advokatbyrån Horwich Farrelly, säger att det är viktigt att erkänna de framsteg som har gjorts med att skapa produktiva hybridarbetsmiljöer under de senaste två åren.
Simpson säger att dessa förändringar har skapat en positiv förändring i uppfattningen: interna åtgärder visar att byråns advokater är mer produktiva och en organisation som tidigare var återhållsam har nu fullt ut anammat flexibelt arbete.
Horwich Farrelly funderar nu noga på hur man ska använda tekniken för att stödja framtidens hybridkontor. För distansarbetare har företaget använt ett digitalt whiteboardverktyg som heter Miro för att replikera en del av arbetets delar ansikte mot ansikte.
SER: Vad är Agil mjukvaruutveckling? Allt du behöver veta om att leverera bättre kod, snabbare
Företaget använder också en rad Microsoft-verktyg, inklusive Teams och Power BI. Tung användning av molnet under de senaste två åren har visat fördelarna med att ta till sig nya sätt att arbeta, särskilt att ge mer kontroll över IT-utvecklingen till företagsanvändare.
“Vi anammar medborgarutveckling och verktyg för låg kod/ingen kod. Eftersom vi investerar mycket i Microsoft använder vi kraftplattformen, så saker som Power BI, Power Automate, Power Apps och att lägga kraften tillbaka i händerna på folket på kolytan och gör det möjligt för dem att hantera problem snabbare, säger han.
Simpson säger att företag som vill förnya sig kring nya sätt att arbeta måste ge personalen psykologisk säkerhet, vilket är förmågan att ta kalkylerade risker utan att vara rädd för att förlora jobbet. Han säger att Horwich Farrelly kommer att fortsätta att utforska hur man kan använda nya verktyg och tekniker för att skapa en konkurrensfördel.
“Vi vill göra mer av samma sak”, säger han. “Så, fler integrationer, fler API:er, att fortsätta på medborgarutvecklingsvägen och försöka mogna oss själva som organisation. Det kommer att innebära att vi försöker gå mot en DevOps-modell och den ansträngningen byggs in i hela den kulturella biten. Vi satsar mycket på innovation. .”
