Med övergången till distans- och hybridarbete har personliga möten blivit en mer värdefull händelse. Så här får du ut det mesta av din tid tillsammans i verkliga livet.
Oavsett var ditt företag står på distans jämfört med att arbeta personligen, har du förmodligen sett värdet av personliga interaktioner. Bortsett från de mycket mänskliga aspekterna av att se någon i ögonen och skaka handen, kan den enkla förmågan att sitta ner och arbeta med ett problem med alla rätt personer i rummet bryta igenom ett problem som kan ta dagar av Zoom- eller Teams-möten Att lösa.
Måste läsa CXO-täckning
Tid tillbringade tillsammans personligen inkluderar vanligtvis planerad eller oplanerad social tid. Det är en stor fördel med att känna till någons barn eller husdjur eller ha en förståelse för deras hobbyer. Det gör inte bara det platta ansiktet på en skärm till en rik och flerdimensionell människa, utan det kan hjälpa oss att förstå en unik och icke-uppenbar färdighet eller nyanserna i någons arbetsstil.
SE: De bästa tangentbordsgenvägarna du behöver veta (gratis PDF) (TechRepublic)
Men att bara samla människor från olika håll i världen och släppa dem i samma fysiska utrymme är inte ett magiskt recept för produktivitet. Alltför många chefer citerar kvicksilveridéer som “kultur” och “innovation” och föreslår att lösningen på alla problem är att tvinga människor att samlokalisera regelbundet. Istället för att försöka tvinga på alla ett verktyg, även när det inte är relevant, överväg följande tips för att skapa effektiva och värdefulla personliga möten:
1. Låt möten ske naturligt
En tvångsplanerad händelse förvandlas till en skyldighet snarare än en värdefull interaktion. På samma sätt, om det är omöjligt att få tillstånd att boka en flygresa för en avlägsen medarbetare, eller om användningen av ett kontor eller ett okonventionellt mötesutrymme kräver ett dussin e-postmeddelanden och godkännanden att underlätta, kommer du aldrig att få ihop dina människor.
Ge enkla riktlinjer och gör det enkelt för dina team att sätta ihop. Föreslå ett kvartalsvis personligt “toppmöte” eller om ditt team arbetar med ett svårt problem, låt dem helt enkelt veta att personligt arbete är ett tillgängligt alternativ och ett som är lätt att underlätta kan låsa upp ett alternativ som de kanske omedvetet har tagit bort från tabell.
Håll ett väl genomfört personligt möte med dina nyckelledare för att få igång denna process. Den enkla handlingen att påminna människor om fördelarna med personliga interaktioner genom en som är produktiv och rolig är ett bra sätt att påminna dina ledare om fördelarna med detta verktyg.
2. Fokusera mötet, men inte för mycket
Ett väl genomfört personligt möte är ett som är balanserat mellan en specifik uppsättning problem som håller på att lösas men som är tillräckligt löst organiserade för att möjliggöra ad-hoc-samarbete. Du kanske känner dig tvungen att noggrant arrangera varje minut av ditt första personliga möte efter ett långt uppehåll för att motivera värdet av mötet.
Men en kvävande uppsättning förplanerade interaktioner kommer att slå ut möjligheterna till kreativitet och spontant samarbete som vanligtvis är outtalade mål för ett personligt möte. Istället för att skapa en detaljerad agenda, samarbeta med ditt team för att fastställa de nyckelresultat du hoppas uppnå genom att träffas personligen. Fånga även de uppenbara, som förmodligen inkluderar någon variant av att “lära känna alla”, och planera aktivt enkla evenemang som lagmiddagar eller rundturer i företagets lokaler.
Fråga teamet vilken typ av interaktion som bäst kan uppfylla de andra målen. Brainstorming, fokuserad energi på ett specifikt problem eller strategiutveckling är alla områden där människor i samma utrymme kan interagera, komma på whiteboardtavlan och snabbt avancera koncept och ändra riktning på ett sätt som är svårt online.
3. Schemalägg administrativa pauser
Ett negativt med distansarbete är att många av oss nu är bundna till enheter som ständigt kräver uppdateringar via e-post, chattar och gruppmeddelanden. Bortsett från den störande karaktären hos dessa enheter finns det ett verkligt behov av att svara på kollegor som kanske inte är närvarande. Schemalägg regelbundna pauser på 30 minuter så att människor kan uppdatera sig och ha tillräckligt med tid att fokusera på att svara på viktiga elektroniska meddelanden. Även om det kan verka frustrerande att se ett rum fullt av människor från avlägsna platser som knackar på tangentbord, låter du dem svara på frågor och sedan kunna fokusera på människorna runt omkring dem utan den tjatande känslan av att något brinner in deras inkorg.
4. Avsluta mötet väl
När ni når slutet av er tid tillsammans, utöver de vanliga uppgifterna att fånga åtgärder, dokumentera eventuella resultat och tilldela ägare till återstående arbetsobjekt, utvärdera värdet av den personliga interaktionen. Fråga deltagarna vad som gick bra och om den personliga interaktionen var värdefull. Om du är gruppledare kan du få partisk feedback, men du bör kunna läsa mellan raderna och avgöra om den personliga interaktionen var effektiv.
Fråga om det är värt att boka ett annat personligt möte. Om deltagarna är sugna på att få något i kalendern, även om det är månader i framtiden, är det vanligtvis en bra indikator på att mötet var värt besväret. Ta inte illa upp av ärlig kritik. Om feedbacken är en variant av “det här kunde ha varit online”, försök sedan fånga alla framgångsrika element eller var villig att ompröva värdet av personliga interaktioner för de aktiviteter du fokuserade på.
När världen återgår till personliga interaktioner, undvik frestelsen att mandatera eller tvinga människor till samma utrymme. Genom att göra dessa sammankomster fokuserade, mycket produktiva och värdefulla kan du få det bästa av de virtuella och personliga världarna.
